Аудит тендерного отдела

За 1 месяц создам стратегию для Вашей компании, как сделать прозрачным и управляемым ваш тендерный отдел. Покажу, какие закупки вы упускаете, как снизить конкуренцию в нише, куда стоит расти. Это  увеличит Ваш доход от закупок по 44 ФЗ и 223 ФЗ от 50% до 300%.

Для производственных компаний, которые хотят сделать работу с государством прозрачной и управляемой.

Часто компании бывают растеряны от огромного количества информации и разного подхода к госзакупкам. Они пытаются это применять несистемно, получают отрицательный результат и на этом сдаются. Другие компании идут на поводу условий рынка и теряют прибыль и время. Но есть третий путь. Можно разобраться в правилах игры, найти лайфхаки. А в некоторых случаях можно диктовать свои правила. Пойдем, я покажу как.

Для кого

• Производственные компании с оборотом свыше 500 миллионов в год
• Крупные дистрибьюторы, рассматривающие возможность стать производителями
• Амбициозные компании с оборотом от 100 миллионов в год

Когда ко мне обращаются

• Вы хотели бы участвовать в госзакупках, но не знаете, как это сделать
• Имеете тендерный отдел, но чувствуете, что работа вашей команды напоминает магию?
• Вы не знаете, как управлять сотрудниками и какие KPI ставить для оценки их эффективности?
• Не понимаете, как ваши конкуренты зарабатывают на тендерах, и хотите знать их секреты
• Не понимаете, как можно не демпинговать на 50%
• Подозреваете, что не видите всех интересных тендеров
• Вы проигрываете, а Вас потом берут на субподряд.
• Огромное количество участий и мало побед
• Заказчики часто злоупотребляют правом и приходится терять и без того небольшую маржу
• Видите много заточенных под конкретные компании тендеров и не понимаете как с этим быть
• Заказчики просят вас поучаствовать в тендере, а вы переживаете, что залетят  недобросовестные поставщики и обрушат цену
• Хотите стать единственным поставщиком и не знаете как

Как мы работаем.

• Анализируем нишу и это дает нам понимание кто крупнейшие конкуренты, кто наши заказчики, какие вообще тенденции в нише, сколько там денег, какой товар требуется конечному клиенту, как они его закупают, на каких условиях. В некоторых случаях (когда требуется нахождение в реестре минпромторга) это помогает снизить конкуренцию в 10 раз.
• Анализируем как продают более успешные конкуренты и это дает нам понимание, что не хватает Вашей компании, чтобы увеличить финансовый результат, это помогает построить дорожную карту развития предприятия, чтобы прийти к желаемому результату.  В некоторых случаях (если концентрироваться на конкурсах и неценовых критериях) позволяет уйти от демпинга и увеличить прибыльность на 30-50%.
• Анализируем Заказчиков и это дает нам понимание, кто крупнейшие заказчики, какие площадки они используют, их нужды, что позволяет сфокусироваться для проектных продаж на тех 20% клиентов, кто даст 80% прибыли. Можно понять своевременно ли платит Заказчик, какие риски следует предусмотреть при работе именно с ним. Можно отслеживать его бюджеты и план-графики, что помогает поймать закупки до выхода. Поймав закупку до выхода, можно склонить Заказчика на свою сторону и в разы увеличить вероятность победы и маржинальность (Маржинальность холодного рынка в среднем 15%, маржинальность подготовленного тендера 30-100%).
• Анализируем тендерный отдел (если есть), создаем систему отчетности. Это дает нам понимание:

1. куда сливаются тендеры,
2. кто какие роли в коллективе занимает,
3. как ими лучше управлять,
4. что нужно сделать, чтобы собственник понимал что происходит в отделе,
5. сколько сотрудников вообще нужно, какие они должны быть.

Например, в одной компании при вводе отчетности по исполнению контрактов выяснилось, что 2 сотрудника приводят контракты, которые по расчетам прибыльные, но по факту исполнения становятся убыточными. Сотрудники получали каждый по 50 000 рублей. В месяц в среднем исполнялось контрактов с нулевой рентабельностью на 6 миллионов. Цена привлеченных для исполнения контрактов денег составляла 6 млн * 2% в месяц = 120 000 рублей. В результате содержание двух неэффективных сотрудников стоило компании 220 000 рублей в месяц или 2 640 000 рублей в год!

• Анализируем текущие бизнес процессы, это позволяет Вам осознать и усилить Ваши сильные стороны.
• Анализ результатов “звездных сотрудников” позволяет снять модель и повторить результаты силами других сотрудников, перестать зависеть от “звезд”
• Анализ мер господдержки в Вашей отрасли, которая позволяет компенсировать до 50% расходов на приобретение оборудования, компенсация части зарплат, увеличить шанс на получение льготного кредитования.

Результат – детально разработанная стратегия взаимодействия с государственными учреждениями, включая участие в грантовых программах и других формах государственной поддержки. Это позволит увеличить доходы от участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ от 50% до 300%.

Кейсы

Почему нужен анализ ниши и конкурентов?

Кейс 1. Как охранной компании увеличить свой чек в госзакупках в 2 раза.

На рынке охранных услуг страшный демпинг, но при анализе конкурентов выяснилось, что один из них умудряется забирать больше торгов со значительно меньшим падением по цене, чем в среднем по нише. Если в среднем конкуренты роняли стоимость на 70% от начальной максимальной цены контракта, то этот конкурент всего на 15%. Как ему это удавалось?

Оказалось, эта компания принципиально участвовала (и организовывала) именно конкурсы, то есть закупки, в которых есть неценовые критерии выбора победителя. Например, наличие автомобилей, наличие достаточного количества сотрудников, наличие подтвержденного опыта и тд.

Когда стало ясно, по каким именно критериям выбирает Заказчик, стратегия развития компании становится прозрачной – заключить договора аренды автомобилей в достаточном количестве, принять нужное количество сотрудников на работу, выиграть и исполнить целевое количество контрактов. В совокупности в дальнейшем это дает возможность выигрывать практически без падения по цене.

Кейс 2. Как побеждать в продуктовой нише, а потом брать на аутсорс проигравших.

Компания участвует в снабжении продуктами питания организаций с госучастием (223-ФЗ). При анализе ниши выяснилось, что закупки часто проводятся в виде конкурса, где есть ряд неценовых критериев, вес которых достигает 50%, – наличие дилерских соглашений, наличие сертификата менеджмента качества, наличие гарантийных писем производителей и тд.

Компания получила необходимые документы и часто выигрывает торги практически без падения там, где другие падают на 30-40%. Исполняют данные закупки незадачливые конкуренты, которые не обладают необходимой квалификацией.

Кейс 3.  Как обслуживающей компании увеличить свой чек в 2 раза в госзакупках.

В нише огромный демпинг. Часто заказчик закупает аукционами. Там цена – единственный критерий. После анализа ниши и заказчиков принято решение переводить в конкурсы.

Для этого прописан скрипт переговоров с заказчиком, в котором отмечается ответственность заказчика в случае смерти подрядчика на объекте. Вследствие этого, Заказчик чаще решался закупать конкурсом,  в котором неценовые критерии включали квалификацию и допуски для персонала участника закупки.

Учитывая, что демпинговали чаще неквалифицированные участники рынка, то данное решение помогло сохранить цены на высоком уровне, что позволяет качественно исполнять контракт, сохраняя маржинальность.

Кейс 4. Войти в элиту: как стать аккредитованным производителем и обойти 90% конкурентов.

Анализируя нишу и тенденции в законодательстве, стало известным, что по данной продукции будет работать правило второй лишний (ранее было третий лишний). Была дана рекомендация включить товар в реестр минпромторга.

Производитель смог собрать необходимые документы с нашими экспертами, сделать коррекцию некоторых этапов производства и попал в реестр минпромторга. Это позволило резко снизить конкуренцию в данной нише данному заводу, поскольку в реестре было всего 10% производителей.

Кейс 5. Как перестать бояться заказчиков и начать зарабатывать в госзакупках.

Часто Поставщики не понимают своих прав в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ, а Заказчики злоупотребляют правом. В данной компании аудит мы проводили в игровой форме, что вскрыло стратегии менеджеров соглашаться со всеми замечаниями Заказчика. невзирая на экономическую сторону. Было принято решение провести обучение по типовым проблемным приемкам для данной ниши.

После обучения у менеджеров возник дополнительный аргумент в разговоре с Заказчиками, был такой случай, когда Заказчик снова предъявил претензию по характеристикам, не указанным в ТЗ (техническое задание), менеджер хоть и пошел навстречу Заказчику, но выбил дополнительный контракт на сопутствующий товар, который с лихвой компенсировал издержки.

Кейс 6. 40 способов потерять контракт.

Однажды наш клиент выиграл закупку у одного крупного Заказчика. При анализе выяснились некоторые ньюансы. Юридическая служба этого Заказчика мастерски умеет отклонять Поставщиков (около 40 причин отклонить по банковской гарантии). В итоге внесли обеспечение исполнения контракта деньгами, а после заключения контракта заменили на независимую гарантию. Контракт был исполнен.

Почему нужно анализировать тендерный отдел?

Кейс 7. Дорогие неэффективные сотрудники.

В рамках аудита одной компании обнаружилась проблема – KPI просчетчиков учитывал количество подач, процент побед и расчетную маржинальность. Однако некоторые менеджеры генерировали проблемные контракты, исполнение которых выливалось в убытки. Мы предложили ввести изменения - добавить показатель – фактически полученная прибыль, что очень быстро выявило неэффективных сотрудников. 2 человека были уволены, что увеличило прибыль отдела на 30%.

Обо мне

С 2008 года в госзакупках. Вхожу в 100 бизнес-аналитиков. Рекорд по количеству госзакупок в 2020 году. Более 1000 исполненных контрактов.  НЛП-мастер: могу смоделировать, как работает конкурент. Читаю лекции по теме госзакупок для профессионалов. Изобрел настольную игру про госзакупки как способ обучения.

Являюсь управляющим экспертом ассоциации профессиональных участников рынка госзакупок Флагман.

Мой подход отличается от других тем, что не навязываю свою схему, а усиливаю вашу. Часто консультанты используют одну “козырную” схему, которую транслируют своим клиентам. Я же придерживаюсь мнения, что успеха можно достичь разными путями. Акула – своим путем, орел – своим, а лев – своим. Давайте попробуем выяснить, кто вы, и каков ваш путь.

Формат работы

Как будет оказываться услуга? Сначала мы созвонимся по зуму, где определим объем работы, стоимость и желаемые результаты. Это бесплатно. В дальнейшем определяемся, какие блоки мы готовы взять в работу. Далее анализируем на открытых данных нишу, конкурентов, целевых Заказчиков.

Далее возможен выезд на предприятие, знакомство с командой, формат работы очный/онлайн.

Оставить заявку

После получения заявки свяжусь с вами лично. Вместе обсудим ваши ожидания, текущую ситуацию, желаемый результат, как будет проходить аудит, и условия сотрудничества.

После вашего согласия мы заключаем договор и приступаем к работе.

P.S. Я веду телеграм-канал про госзакупки, где рассказываю разные истории из жизни предпринимателей. Подписывайтесь, буду вам рад.